Funciones en la administración de fincas | Conoce las mejores herramientas

Funciones en la administración de fincas | Conoce las mejores herramientas

Las funciones en la administración de fincas son muy numerosas y variadas. Los Administradores de Fincas se enfrentan al reto diario de gestionar y coordinar los diferentes servicios y proveedores de numerosas Comunidades de Propietarios. 

 

Actualmente existen diferentes herramientas que ayudan a los Administradores de Fincas en el desempeño de sus tareas de forma ágil y eficaz.

 

Con la implantación y el uso de estas aplicaciones, los Administradores de Fincas podrán realizar algunas de sus gestiones diarias de forma más fácil y rápida, como acceder al estado de cuentas de cada Comunidad de Propietarios, gestionar la caja, enviar mensajes a los vecinos, gestionar los seguros de la comunidad, coordinar las convocatorias de reuniones, etc.

 

Usualmente este tipo de herramientas suelen utilizarlas los propios Administradores de Fincas; no obstante, en las Comunidades de Propietarios de reducido tamaño, en ocasiones, es el propio presidente el que hace uso de ella, a través de una versión gratuita.

 

A continuación, se detallan cuatro recomendaciones a la hora de elegir las mejores herramientas de gestión de comunidades:

 

  • Acceso unificado y online. Es recomendable que, en estas aplicaciones, se pueda acceder desde cualquier dispositivo y que la información esté alojada en la nube. Así, ante cualquier incidente o error en los equipos de los Administradores de Fincas, la información estará almacenada y no se perderá.

 

  • RGPD y seguridad. Aunque es algo ya implantado en prácticamente todos los softwares, es imprescindible que las aplicaciones cumplan con todas las directrices del Reglamento General de Protección de Datos. Además, y, relacionado con este cumplimiento, garantizar la seguridad de la información de todos los vecinos y propietarios es fundamental.

 

  • Adquisición por módulos. La gestión de todos los Administradores de Fincas no es igual. Factores como el tamaño o la digitalización de la propia Administración de Fincas, van a cambiar sus metodologías de trabajo. Por ello, es recomendable la elección de una herramienta con diferentes módulos de trabajo. De esta manera, la incorporación de la aplicación podrá ser progresiva y cada Administrador de Fincas podrá adaptarla a sus necesidades específicas.

 

  • Integración con otras aplicaciones. Aunque no es imprescindible, elegir herramientas cuya vinculación con otras sea posible y sencillo es recomendable, sobre todo, en procesos de crecimiento en los que se quiere mejorar prestaciones o servicios.

 

Aunque actualmente existen numerosas de estas herramientas, a continuación, se destacan algunas de las favoritas por excelencia entre los Administradores de Fincas.

 

 

Las mejores herramientas para la agilización de funciones en la administración de fincas:

 

  • Gesfincas. Es el software de gestión de Administraciones de Fincas más utilizado en España con más de 9.000 usuarios. Además de un módulo financiero con el que se pueden automatizar diferentes tareas administrativas y contables, dispone de un módulo CRM con el que gestionar la actividad comercial y telefónica del despacho, como las incidencias o las consultas.

 

  • Portalfincas. Funciona como un servicio online que no necesita instalación y que se puede utilizar desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Es intuitivo y fácil de utilizar y permite individualizar la gestión y el mantenimiento de todas las Comunidades de Propietarios, al poder visualizar los datos de sus propiedades, propietarios, presupuestos, cuotas y gastos. Además, dispone de un módulo de contabilidad que permite acciones de programas contables complejos, como la automatización de acciones bancarias.

 

  • FincasPro. Igual que en el caso anterior, funciona como un servicio online sin necesidad de instalación y con acceso a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet. Permite crear una oficina virtual con diferentes accesos para los diferentes usuarios, profesionales y propietarios, con zonas comunes y áreas restringidas. Los propios propietarios pueden realizar numerosas gestiones ellos mismos, sin necesidad de acudir a la oficina del Administrador de Fincas.

 

  • GestVecinos. Este software online permite gestionar las tareas administrativas de cada Comunidad de Propietarios y compartir información con los propietarios de forma interactiva.

 

  • Vecinos en Red. Es un programa sencillo y con una versión gratuita para gestionar un número máximo de veinte Comunidades de Propietarios. Permite realizar tareas de contabilidad, como acceder a presupuestos, alta de incidencias, avisos de pago y cobro, etc. También incluye un tablón de anuncios y un calendario de reuniones.

 

El extendido uso de estas herramientas entre los Administradores de Fincas está originando el desarrollo de nuevas Apps y softwares con módulos gratuitos para aquellos que están comenzando, como Fynkus, FinApp o ArtecoFincas.

 

Por último, una de las gestiones más tediosas para los Administradores de Fincas es el seguimiento diario de los siniestros. Es conveniente la utilización de informes de siniestros que recojan la información de todos los siniestros en gestión de las Comunidades de Propietarios y permita agilizar la resolución de los siniestros en el menor tiempo posible.