Los 10 errores más comunes en la Administración de Fincas

Los 10 errores más comunes en la Administración de Fincas

Los Administradores de Fincas son profesionales del sector de la Administración de Fincas, que gestionan los intereses de las Comunidades de Propietarios, prestando servicios de asesoramiento y administración a los propietarios de bienes inmuebles urbanos o rústicos.

Gestionar una Comunidad de Propietarios es una labor muy compleja, entre otros motivos, por la coordinación de multitud de servicios y proveedores diferentes.

 

Los Administradores de Fincas se enfrentan a este reto gestionando numerosas comunidades y resolviendo todas las situaciones imprevistas que suceden en el día a día. Esta complejidad provoca que, en algunas ocasiones, incurran en algunos errores.

 

A continuación, se recogen los errores más comunes en la Administración de Fincas y sus posibles soluciones:

 

  • Comunicación inadecuada. La comunicación de todas las gestiones y tareas realizadas por los Administradores de Fincas a cada una de sus Comunidades de Propietarios debe ser clara, periódica y en tiempo. Una inadecuada comunicación provocada por retrasos o falta de claridad puede generar desconfianza y falta de transparencia.

 

  • Lentitud en las gestiones y en la resolución de incidencias. Las diferentes tareas que afrontan en su día a día los Administradores de Fincas, sumado al elevado número de comunidades y proveedores que gestionan, provoca, en algunas ocasiones, retrasos en los trámites y en la resolución de problemas. Este error es uno de los que más afecta a la percepción de la profesionalidad de los Administradores de Fincas por parte de los vecinos y la acumulación de retrasos se puede convertir en motivo de cambio de Administrador.

 

  • La mejor forma de resolver estas incidencias es crear una metodología interna para afrontar estas gestiones de forma ágil y extensible a todas las comunidades. En muchas ocasiones, las incidencias se van a replicar en varias comunidades; por ello, crear un método de respuesta común evita la improvisación. En caso de retrasos excesivos de forma constante, puede resultar conveniente externalizar algunos de estos procesos, como la tramitación de siniestros.

 

  • No estar localizable. La gestión de numerosas Comunidades de Propietarios provoca que, en algunas ocasiones, los Administradores de Fincas no puedan atender todas las necesidades de sus clientes al momento.

 

  • La vía para afrontar esta dificultad en estos momentos punta, es la creación de un calendario de peticiones, en función de la urgencia de las mismas, para evitar ausencias de repuestas, y la comunicación a los vecinos de los posibles retrasos. Es imprescindible dar respuesta siempre y en un plazo máximo de 24 horas.

 

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  • Decisiones unilaterales. La labor del Administrador de Fincas consiste en asesorar a sus comunidades para llevar a cabo las mejores acciones en todos los servicios que gestionan. La toma de decisiones de forma unilateral, sin consensuarlo con sus comunidades, en ocasiones provocada por la urgencia, es un error que daña la imagen de los Administradores de Fincas.

 

  • Asegurarse de dar un correcto y adecuado asesoramiento que permita a las comunidades tomar las decisiones correctas es clave en la labor de los Administradores de Fincas.

 

  • No realizar un estudio completo de proveedores. La falta de tiempo y la costumbre provocan que, en muchas ocasiones, los Administradores de Fincas no realicen un estudio de proveedores con diferentes alternativas. Realizar valoraciones periódicas del funcionamiento de cada proveedor y solicitar presupuestos a otras empresas para valorar su competitividad es recomendable para que los Administradores de Fincas puedan garantizar la contratación de los proveedores más competitivos.

 

  • Imprecisión en la contabilidad. Es imprescindible en el trabajo de los Administradores de Fincas presentar las cuentas anuales de todas sus comunidades de forma correcta y entendible, no sólo para ellos, sino para la comprensión de cualquier vecino que quiera consultarlas.

 

  • Desorden en los recibos. Los Administradores de Fincas deben llevar un organizado archivo de los recibos y presupuestos de todas sus comunidades para garantizar la transparencia de su trabajo. Cualquier vecino tendrá derecho a consultar cualquiera de estos recibos y es necesario tenerlos localizados.

 

  • Incumplimiento contractual. Aunque no es algo habitual, el incumplimiento de algunas de las funciones de los Administradores de Fincas recogidas en los contratos con sus Comunidades de Propietarios puede derivar en reclamaciones de terceros y sus correspondientes indemnizaciones.

 

  • Unificación de comunidades. No es frecuente, pero algunos Administradores de Fincas pequeños, con el objetivo de ahorro de tiempo, unifican la contabilidad de todas sus comunidades en una única cuenta. Esta unificación no es recomendable, ya que, dificulta las consultas aisladas y puede generar confusión y errores.

 

  • Gestión integral de todos los servicios. Aunque la gestión integral de todos los servicios y proveedores de sus Comunidades de Propietarios puede resultar un valor añadido para sus clientes al unificar interlocutores, para muchos Administradores de Fincas puede suponer elevados costes de gestión y es recomendable la externalización de muchos de estos servicios. En Llerandi ponemos a disposición de nuestros clientes herramientas para la gestión integral de todos los servicios. 

 

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