Tips para mejorar la comunicación con las comunidades de vecinos

Tips para mejorar la comunicación con las comunidades de vecinos

Los Administradores de Fincas se enfrentan a la compleja labor de gestionar las incidencias de numerosas Comunidades de Vecinos. La herramienta para realizar estas gestiones diarias que, en ocasiones, van acompañadas de urgencia y malestar de los vecinos, es una comunicación interna adecuada.

 

Además de la base para la resolución de conflictos, una buena comunicación con los vecinos ayudará a entablar relaciones duraderas y fidelizar a las Comunidades de Propietarios.

 

A continuación, se recogen algunas recomendaciones para mejorar la comunicación de los Administradores de Fincas con sus Comunidades de Vecinos.

 

Consejos para mejorar las comunicación con las Comunidades de Vecinos

 

Apóyate en especialistas y externaliza procesos:

 

En muchas ocasiones, los errores o retrasos en la comunicación con los vecinos son debidos a trámites que no dependen directamente de los Administradores de Fincas, como la tramitación de los siniestros.

 

Aunque la gestión integral de todos los servicios y proveedores puede resultar un valor añadido, para muchos Administradores de Fincas supone elevados costes de gestión e importantes retrasos. Externalizar determinados trámites, apoyándote en especialistas, ayudará a agilizar las gestiones y reducir tiempos de respuesta, lo que mejorará la imagen de los Administradores de Fincas frente a los vecinos.

 

En el ámbito de los seguros, una correduría de seguros especialista en Seguros de Comunidades resolverá las gestiones diarias de seguros y los siniestros en gestión.

 

 

Crea una metodología interna y un calendario de peticiones:

 

La agilidad en los trámites es clave en el trabajo diario de los Administradores de Fincas. En muchas ocasiones, las incidencias se replican en varias comunidades; por ello, crear un método de respuesta común evita la improvisación.

 

Por otro lado, la creación de un calendario de peticiones ayudará a dar respuesta a todos los vecinos de forma eficaz. Asegúrate de que, aunque en ocasiones no puedas dar respuesta inmediata, tus vecinos puedan localizarte fácilmente.

 

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Da un valor añadido en la coordinación de los proveedores:

 

La labor del Administrador de Fincas está basada en la coordinación de todos los proveedores de los diferentes servicios, como el servicio de asistencia en la resolución de los siniestros.

 

Formar parte de esta cadena de proveedores, aportando un valor añadido en la comunicación y agilización de procesos, será esencial para evitar reclamaciones futuras.

 

Ayudarte de informes de seguimiento de siniestros en gestión o establecer un protocolo de verificación final de incidencias con los afectados son herramientas muy valiosas para lograr eficiencia en la coordinación de los siniestros.

 

 

Se proactivo y presenta alternativas y mejoras:

 

Presentar iniciativas de mejora y actualización de todos los servicios de las Comunidades de Propietarios hará destacar el trabajo del Administrador de Fincas, acostumbrado a que su trabajo diario sea la resolución de incidencias de vecinos.

 

En la gestión de los seguros para las comunidades, actualizar las coberturas, capitales y primas de los seguros de todas las comunidades de forma periódica para asegurarte de que son los más competitivos del mercado, te ayudará a que los clientes valoren tu trabajo y a fidelizarlos.

 

 

Conoce a tus vecinos y empatiza con sus problemas:

 

El volumen de trabajo diario no puede convertirse en un impedimento para el buen trato con todos tus vecinos. Conocerlos, empatizar con sus problemas e integrarte en su comunidad, mejorará tu imagen y la comunicación con ellos.

 

Ante un problema con varios vecinos que suponga un conflicto, mantenerse neutral y facilitar la comunicación y la resolución de la incidencia facilitará la convivencia vecinal.

 

Por otro lado, no tomar decisiones de forma unilateral y respetar las decisiones de las Comunidades de Propietarios es clave para una correcta comunicación. La labor del Administrador de Fincas consiste en facilitar la toma de decisiones a los presidentes de las Comunidades de Propietarios con el asesoramiento en todos los servicios que prestas. La urgencia o precipitación no deben llevar a la toma de decisiones incorrecta.

 

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